Leren op de werkvloer bij Scana Noliko

Scana Noliko conserveert groenten en fruit, deegwaren, sausen en maaltijden in blik, glas en alternatieve verpakkingen. De snelle groei van producten én mensen in een complexe productieomgeving leidde soms tot onderlinge discussies tussen de medewerkers. Hier lag een uitdaging voor de bedrijfsleiding. Ze wilden de focus opnieuw verleggen naar waar hij hoort: kwalitatieve producten, tevreden klanten en tevreden medewerkers.

 

Maar hoe zorg je er voor dat je vaste medewerkers gemotiveerd blijven om telkens nieuwe mensen op te vangen en te introduceren in het werk? Hoe laat je nieuwe mensen zich snel verbonden voelen met het hun opdracht en zich mee verantwoordelijk voelen voor het afleveren van een kwalitatief goed product? Hoe weten zowel bestaande als nieuwe medewerkers wanneer ze het goed doen? Hoe verbind je de belangen van deze twee groepen en ga je om met de spanning die er tussen hen kan zitten?

 

Via de passie voor het product werken aan het proces

 

Alleen maar praten over een betere samenwerking helpt niet. Je blijft daarmee de aandacht trekken op iets wat op dat moment niet goed loopt. De kunst is om opnieuw de focus te krijgen op datgene waar mensen wel energie uit halen: het maken van goede producten, tevreden klanten en interessante collega's.

 

Door in te stappen in het pilootproject 'Werkplekleren" van IPV, kwam de oplossing dichterbij. Samen werken aan werkplekinstructies, als middel om nieuwe mensen makkelijker in te werken, leek een aangewezen weg. Bovendien was het een concreet project waar iedereen iets aan kon hebben. Om hen te begeleiden in het maken van deze instructies deed Scana Noliko een beroep op Kessels & Smit, een extern, gespecialiseerd adviesbureau.

Stap voor stap:

 

Wat willen we bereiken

Als bedrijf met een no-nonsense cultuur had Scana Noliko geen boodschap aan dure woorden. Concrete werkplekinstructies pasten in deze lijn van denken en met de hulp van de externe adviseur wilde men dit product snel afwerken. Voor de productieleiding was het de verantwoordelijkheid van de personeelsdienst om dit voor elkaar te krijgen. Het was immers een idee van de personeelsdirecteur dus hij moest het maar organiseren en regelen. Een eerste stap in het proces was dan ook onderzoeken wat er voor de productieleiding belangrijk was, want hun eigenaarschap was noodzakelijk om dit project te laten slagen. Hieronder vindt u de doelen die vooropgesteld werden na een grondige analyse door alle betrokken partijen: productieleiding, personeelsdienst en de externe adviseur.

 

Doelstellingen van het project werkplekleren bij Scana Noliko

 

• Doelstellingen van het project werkplekleren bij Scana Noliko
• Nieuwe medewerkers worden snel en efficiënt ingewerkt aan de lijn
• De inzetbaarheid van alle medewerkers wordt groter
• Mensen hebben een duidelijk zicht op hun plaats in het geheel
• Externe klanten krijgen garantie dat iedereen die meewerkt aan hun product dit op dezelfde, kwalitatieve manier doet.

Waarmee beginnen

Aan de hand van zeer concrete vragen werden de betrokken productiemachines gerangschikt volgens moeilijkheidsgraad in de bediening: welke problemen doen zich voor aan welke machines; welke machines worden vaker door nieuwe medewerkers bediend; hoe lang duurt het om iemand te instrueren; aan welke machine heeft een bedieningsfout de langste stilstand tot gevolg enzovoort. Op deze manier werd snel duidelijk voor welke machine werkplekinstructies de meeste toegevoegde waarde konden bieden.

 

Eigenaarschap

Zoveel concrete en herkenbare materie gaf de productieleiding de energie en 'goesting' om er helemaal in mee te gaan en de nodige tijd vrij te maken voor dit project. De sauskeuken werd gekozen als proefproject. Meteen de moeilijkste werkplek in de productiehal. Ervaren medewerkers deden zoveel handelingen op automatische piloot en intuïtie dat het erg moeilijk was voor nieuwe mensen om hier hun weg in te vinden. De uitdaging was om hun impliciete kennis expliciet te maken in werkplekinstructies.

 

Betrokkenheid en waardering

Op de werkvloer is de adviseur met de mensen in gesprek gegaan: oprecht nieuwsgierig en op een waarderende manier. Naast het verzamelen van de inhoud ook voldoende aandacht voor wat mensen leuk vinden, waar ze trots op zijn in hun werk, wat voor hen belangrijk is. Wat kon hun belang zijn in het hebben van bruikbare werkplekinstructies? De verschillende handelingen werden bevraagd, gefotografeerd en verwerkt in werkplekinstructies. De opbrengst hiervan werd telkens overlopen met de medewerkers van de andere ploeg en zo kreeg iedereen de kans om van in het begin zijn bijdrage te leveren.

 

Ervaringsuitwisseling

De eerste min of meer volledige versie werd aan de ploegbazen gepresenteerd: op grote vellen papier zagen zij het productieproces in beeld. Een boeiend proces om door hen de grote lijnen te zien inbrengen, de logica scherper te krijgen en er een coherent geheel van te maken. Naast een concrete bijdrage aan het product was het onderling in discussie gaan over aspecten in het werk en hoe daar mee om te gaan, minstens even waardevol. Thema's als wat maakt iemand een goede sausbereider, hoe zie je snel of het zal lukken met een nieuweling, hoe pak jij het als ploegbaas in die of die situatie aan, ... werden met elkaar gedeeld.

 

Vervolgens werden alle sausmedewerkers in 2 groepen uitgenodigd om in anderhalfuur opnieuw heel kritisch naar de opbrengst van de interviews en het fotomateriaal te kijken. In kleine groepjes bespraken ze elk een deel van het productieproces en plakten er al hun gedachten en bemerkingen bij. Daarna bespraken ze het geheel met elkaar en maakten er hele volledige, bruikbare werkplekinstructies van. Mooi om zien was de belangrijke bijdrage die relatief nieuwe mensen konden leveren aan de "anciens" die een aantal minder logische dingen niet meer in vraag stelden. Anderzijds maakte het de oudere medewerkers ontzettend trots dat ze zo hun ervaringen en inzichten konden inbrengen en expliciet maken.
De uiteindelijke werkplekinstructies zijn in een handige vorm ter beschikking gesteld op de werkvloer.

 

Betrokkenheid

Daarnaast was erg verrassend hoeveel suggesties er uit de groep kwamen rond kleine, praktische verbeteringen op de werkplek: van hele eenvoudige en direct toepasbare zoals duidelijkere labeling, afspraken in de werkorganisatie, tot wat meer ingrijpende technische aanpassingen.

 

Deze suggesties zijn zeer snel behandeld door de productieleiding. Wat direct kon gebeuren, zoals bijvoorbeeld extra labeling, verlichting, ..., is ook meteen aangepast. Minder haalbare aanpassingen werden zo ook teruggekoppeld. Dit was erg motiverend voor de medewerkers, zij voelden zich hierin gerespecteerd.

 

Resultaten

Zes maanden na de start van het proces was er een duidelijke verbetering in de sfeer merkbaar. Mensen gaan met elkaar in gesprek over het werk en doen voorstellen tot verbetering. Oudere werknemers staan meer open voor jongeren en omgekeerd. Opmerkelijk is dat de verantwoordelijkheid helemaal door de lijn genomen wordt en dat de personeelsdienst hierin een ondersteunende i.p.v. trekkende rol heeft gekregen. De productieleiding én de medewerkers zien en voelen dat hun inspanningen geleid hebben tot iets concreets wat hen helpt in het werk. De werkplekinstructies maken het inwerken van nieuwe collega's makkelijker, minder tijdrovend en dus plezieriger.

De aandacht gaat naar de juiste dingen. De échte verandering zit niet in het realiseren van een eindproduct. Het zit het hem in het proces dat tot dat product leidt.

Met dank aan Jan Dirkx (HR-directeur van Scana Noliko) en Lieve Scheepers (Adviseur Kessels & Smit) voor dit artikel.

Verdere info?

U kunt steeds meer info krijgen bij IPV, Els Mertens, GSM: 0473/654 287(niet op vrijdag).